A polÃtica do viagens corporativas é essencial de modo a qualquer empresa qual preza pelo controle de custos e igualmente pelo conforto e segurança do seu colaborador.
Ter os processos de viagens natural definidos otimiza rotinas, garante que ESTES gestores possam controlar os gastos e que os colaboradores cumpram as regras.
Ainda Nesse caso, é necessário que a polÃtica por viagens faça Parcela do POR DIA a POR DIA por quem realiza as viagens e qual este engajamento garanta este cumprimento das regras da empresa.
Pensando nisso, criamos 1 artigo completo de modo a te auxiliar na criação da polÃtica de viagens corporativas. Continue com a leitura e entenda o conceito e este passo a passo de modo a construir e aplicar ESTES processos da polÃtica de viagens na sua empresa!
Este qual é e qual a importância do uma polÃtica por viagens corporativas?
A polÃtica por viagens corporativas é um documento onde se estabelecem as diretrizes de modo a este processo de viagens corporativas do uma empresa. Possui tais como objetivo aumentar este compliance e controle por custos com viagens, para além por prevenir erros em registros de despesas e orientar os colaboradores em deslocamento.
Na polÃtica são descritos os procedimentos de modo a a realização do viagens representando a empresa. Desde o processo de solicitaçãeste por serviços por viagem, à s normas por valores por despesas e prestações por contas.
Nosso tipo do documento é crucial de modo a de que colaboradores saibam tais como proceder em viagens e deslocamentos, atendendo às demandas da companhia, qual por tua vez garante a segurança e natural-estar do colaborador.
Por que ter uma polÃtica do viagens corporativas natural definida?
Você tem ideia por quanto sua empresa gasta em viagens corporativas? Esse Espécie do controle nãeste é apenas importante tais como essencial de modo a a saúde financeira por um Empreendimento.
Seja viagem para fechar 1 contrato, de modo a prestar 1 serviço, para participar de 1 treinamento ou algum compromisso corporativo, deter uma previsão de gastos e a certeza por que os reembolsos serão feitos dentro dos padrões pode, até mesmo, reduzir custos nenhumas deixar o conforto por lado ou diminuir este número do viagens.
A polÃtica de viagens corporativas entra tais como uma forma de padronizar processos e procedimentos. Nesse caso, todo este fluxo da viagem, desde a adquire das passagens e a escolha do hotel até a prestaçãeste de contas, é realizado com demasiado Ainda mais assertividade.
Vale lembrar que a polÃtica deve executar sentido usando as necessidades da empresa e de seus colaboradores. 1 equilÃbrio entre controle do gastos e Duty of Care.
Utilizando este tempo, a polÃtica de viagens vai estar enraizada e trará muitos retornos positivos de modo a todos quando o assunto é viagem corporativa.
O de que uma polÃtica por viagens corporativas precisa ter?
Uma polÃtica do viagens corporativas serve de modo a comunicar as regras definidas pela tua empresa. Para qual esta comunicação seja efetiva, é necessário qual ao escrevê-la você leve em consideraçãeste de modo a quem você está falando.
Assim sendo, para evitar a má interpretaçãeste das regras e este baixo engajamento, a sua polÃtica de viagens deve ser objetiva, deter regras mensuráveis e estar alinhada à cultura da empresa.
A ideia é de que este documento se conecte aos seus colaboradores e nãeste seja alheio ao dia a POR DIA do viajante. Portanto tenha os pontos em mente:
• Crie categorias e orçamentos claros: ESTES funcionários precisam saber quanto é permitido e em quais categorias por despesas eles podem gastar;
• Mesmo que realista: A reduçãeste do custos é fundamental para seu programa do viagens, mas do nada adianta definir tetos do gastos baixÃssimos se nãeste é viável praticá-los;
• Mantenha simples: Seus colaboradores precisam deter autonomia para responder às próprias perguntas, então seja breve e objetivo. Descreva ações em formato de passo a passo e regras em tópicos rápidos;
• Atualize frequentemente: Tais como qualquer processo na tua empresa, certifique-se do que é responsabilidade do algué especialmentem validar se ESTES membros da equipe estão usando a polÃtica e saiba como pode ser melhorado.
• Crie uma polÃtica orientada à digitalização: Garanta que a sua própria polÃtica de viagens possa ser aplicada em softwares do gestão de viagens, ESTES OBTs. Estas soluções são grandes aliadas para tua gestão, é importante qual a polÃtica possa ser adaptada de modo a outros meios além do documento do papel (ou PDF.).
⇒ Leia também: 3 dicas de modo a atualizar seu programa de viagens corporativas
Passo a passo para criar uma polÃtica de viagens corporativas
Uma excelente polÃtica por viagens corporativas é pensada de modo a de que os colaboradores entendam e estejam engajados. Só Assim sendo ela fará sentido e será colocada em prática por todos.
Agora que você já sabe a importância de deter uma polÃtica do viagens corporativas bem definida, chegou a hora por conferir o passo a passo para aplicar na tua empresa.
• Etapa 1: Levantamento por dados;
• Etapa 2: Perfil dos viajantes e as polÃticas;
• Etapa 3: Orçamento de viagens;
• Etapa 4: Definindo as regras da polÃtica por viagens;
• Etapa 5: Sentido Destes processos por solicitação, aprovação e prestação de contas;
• Etapa seis: Segurança e bem-estar;
• Etapa 7: Comunicação da polÃtica.
Confira cada uma DE etapas de maneira detalhada abaixo:
Etapa 1: Levantamento de dados
Previamente do arregaçar as mangas e começar a escrever a tua polÃtica de viagens, vamos dar um passo atrás e envolver todos os stakeholders neste processo.
As viagens corporativas sãeste uma obrigatoriedade transversal em muitas companhias. Ou seja, muitos setores têm interesse no resultado das polÃticas e processos por viagem.
Crie um comitê multidisciplinar na sua própria empresa para discutir a polÃtica por viagens. Multiplos perspectivas enriquecem o documento e farãeste utilizando qual ele atenda de maneira integral à s necessidades do todos ESTES envolvidos.
Aprecie alguns perfis qual podem ser convidados para a discussãeste:
• CEO: Responsável através visão estratégica do negócio, é importante qual a sua própria visão seja incluÃda pelo processo, para qual a polÃtica atenda à s obrigatoriedade da empresa;
• CFO ou Gerente Financeiro: Os gastos de viagem comumente são o segundo maior custo por diversas empresas, é imprescindÃvel qual a polÃtica leve esta perspectiva em consideração;
• Recursos humanos: Com este viajante nenhuma viagem acontece, nãeste é exatamente? Este bem-estar, segurança e satisfação dos colaboradores é essencial para que este objetivo das viagens seja atingido;
• Lideranças DE áreas do Empreendimento interessadas: Quais os setores de que Muito mais viajam na tua empresa? Traga ESTES gestores destas áreas de modo a a discussão, eles poderão informar quais as principais demandas e objetivos nas viagens;
• Travel Manager: A pessoa ou setor responsável pela gestão DE viagens precisará garantir o cumprimento das polÃticas e a eficácia de todo este programa de viagens, assim sendo é importante que participe desta construçãeste;
• Viajantes frequentes: Este viajante está na ponta do processo e será ele qual deverá cumprir a polÃtica de viagens. Sua visão poderá demonstrar quais ESTES gaps e insuficiências do processo atual e as principais dificuldades em as viagens. Este nosso feedback é extremamente importante.
Este levantamento por dados orientará a criaçãeste DE polÃticas. Nesta fase é importante reunir dados históricos DE viagens já realizadas saiba como: mé especialmentedia do gastos, MODELOS por despesas Muito mais usados, MODOS do serviçESTES, quais ESTES setores que Muito mais viajam na empresa, principais destinos e viajantes, entre outros dados.
Etapa 2: Perfil dos viajantes e as polÃticas
Variados perfis por viajante pedem multiplos polÃticas de viagem.
É comum qual, mesmo usando uma polÃtica de viagens definida, certos grupos do viajantes tenham pontos positivos diferentes por outros da mesma empresa. 1 exemplo simples é a diretoria em relaçãeste à s demais áreas.
Os quadros acabam sendo tratados como exceções à regra. Mas se uma exceçãeste é recorrente, automaticamente perde este caráter por exceçãeste e com isso perde-se este controle.
Assim sendo, nãeste tenha medo do criar polÃticas diferentes de entendimento com este retrato dos grupos do viajantes. Blogar simplificará o controle e aumentará a adesãeste à s polÃticas, Muito mais alinhadas à s necessidades reais dos colaboradores.
Este retrato do viajante Pode vir a ser identificado na fase de levantamento do dados e construÃdo usando base muitos critfoirios, como:
• Setor;
• Cargo ou função;
• Pontos fortes especÃficos;
Para além do retrato dos viajantes, é necessário compreender qual o retrato de Empreendimento da sua empresa.
O foco DE AS SUAS viagens é com objetivos comerciais, de que podem ser planejados usando maior antecedência ou o objetivo é atender clientes em manutençãeste do Aparelhamentos, por exemplo, e possui menos antecedência?
As caracterÃsticas do seu Empreendimento serão relevantes para definir as normas de viagem do seus colaboradores.
Etapa 3: orçamento do viagens
O orçamento destinado à s viagens da tua empresa é uma informação importantÃssima de modo a a construçãeste DE regras de viagem e poderá ser definido globalmente, de modo a toda a companhia, dividido por área por Empreendimento ou por Género do despesa.
O nÃvel de detalhamento dependerá da polÃtica orçamentária da sua empresa, mas será preciso qual este processo do gestão de serviçESTES e despesas por viagens dê apoio ao rateio destes custos.
Para além disso, a definição das regras de despesas deve ser orientada a cumprir os objetivos orçamentários da empresa, viabilizando a minimizaçãeste Destes custos do viagem.
⇒ Conheça os 5 passos para um Orçamento por viagens corporativas eficiente
Etapa 4: Definindo as regras da polÃtica por viagens corporativas
Doravante de que você já sabe quais os ESTILOS do viajantes, as propriedades DE viagens do seu Empreendimento, seus principais destinos e necessidades, chegou a hora do definir as regras.
Quais recursos serão usados pelo viajante corporativo?
ServiçESTES pré-viagem, tais como a emissãeste por aé especialmentereos, são reservados e pagos previamente de que este colaborador embarque. Contudo Há outras despesas, saiba como alimentação e táxi, realizadas durante a viagem, qual nãeste sãeste pagas utilizando antecedência.
Neste caso, qual este recurso que o viajante usará? Esta definição é importante como impacta pelo fluxo do reembolsos e prestaçãeste de contas, e até exatamente pelo orçamento familiar de seus colaboradores.
Cá estão várias pontos por atenção para se considerar ao definir o tipo do recurso disponibilizado ao seu colaborador:
• Recurso próprio do colaborador e este reembolso por despesas: Este seu colaborador possui capacidade financeira para arcar usando estas despesas e esperar até qual este ciclo do aprovações termine para receber o valor do volta?
Caso a sua própria intençãeste mesmo que trabalhar unicamente usando este reembolso por despesas, recomendamos qual você repense. Em global, trabalhar mal com este reembolso por despesas gera insatisfação nos colaboradores que ficam com este orçamento familiar comprometido.
• Adiantamento: Fornecer 1 adiantamento de modo a a realizaçãeste das despesas dos colaboradores evita o comprometimento de recursos próprios Destes viajantes, porém exige um controle ainda Muito mais necessário A respeito de as despesas.
Nosso recurso da empresa precisa ser justificado, por isso a prestaçãeste de contas é 1 processo importantÃssimo. Para além disso, o meio pelo qual você cede os valores aos colaboradores aumentará ou diminuirá a segurança deste processo.
⇒ Você Têm a possibilidade de entender mais Acerca meios por pagamento de adiantamentos neste artigo e sobre ESTES riscos deste processo no artigo Adiantamento para despesas por viagens: tais como conter ESTES riscos?
• Cartãeste de empréstimo corporativo: Esta opção para além de nãeste comprometer este salário do colaborador, não compromete este caixa da sua própria empresa. Este pagamento da fatura é programado e a previsibilidade do caixa é simplificada.
Pelo entanto, a conciliaçãeste de inúmeras faturas do cartãeste de empréstimo Pode vir a ser 1 desafio, tais como a validar as polÃticas em cada despesa. Portanto, procure por uma soluçãeste que permita conciliar suas faturas utilizando a prestação por contas Destes colaboradores, assim o processo se torna Muito mais necessário e simplificado.
Defina regras para cada Espécie do custo por viagem
Nas regras por despesas é essencial definir os limites de forma clara, levando em consideraçãeste as peculiaridades do seu Empreendimento.
Reembolsável ou nãeste reembolsável?
Qual Género do despesas seu colaborador agencia de viagens corporativas poderá pedir reembolso ou utilizar um dos recursos cedidos pela empresa para recompensar? Esta é uma regra valiosa, como evita gastos desnecessários durante a estadia.
Comumente as despesas usando bebidas alcoólicas e guloseimas não são reembolsáveis. Mas existem outras possibilidades, como as despesas de café da manhã, quando este hotel contratado possuir o serviço incluso na tarifa, por exemplo.
O nÃvel de detalhamento desta definição dependerá do histórico Destes seus viajantes. Pelo passado, os gastos desnecessários em viagem foram relevantes?
Categorias de despesas reembolsáveis
De modo a definir quais despesas Seroada englobadas em tua polÃtica de viagens, volte aos dados levantados pelo primeiro passo e faça perguntas saiba como:
Quais as despesas Ainda mais comuns nas viagens de seus colaboradores? Quantos tempo em méPOR DIA eles passam nos destinos? Os hotfoiis reservados precisam ser pagos no balcãeste?
Já os valores estipulados de modo a cada Genero por despesa podem possibilitar ser definidos com base na mé especialmentePOR DIA histórica Destes seus viajantes e informações do Nicho. Os benchmarks sãeste recursos valiosos para entender quanto companhias semelhantes à tua gastam nessas despesas.
Defina um teto de modo a as despesas, mas nãeste restrinja suas opções com restaurantes ou hospedagens obrigatórias. Ao ter autonomia orientada por limites do gastos, este viajante se sente mais responsável por suas escolhas e tende a aderir à s polÃticas utilizando Ainda mais facilidade.
Constate alguns pontos relevantes Acerca ESTES principais MODOS do despesas em viagens corporativas:
• Alimentaçãeste: Para definir este valor máximo em refeições, leve em consideraçãeste o custo do alimentaçãeste em determinadas regiões, saiba como em metrópoles e cidades do interior. A diferença entre estes 2 cenários é gigantesca, ter polÃticas variados poderá ajudar sua empresa a minimizar custos. Para isso, consulte este custo de refeições em sites como da Alelo e Sodexo, qual fornecem uma mé especialmentePOR DIA do valores por cidade;
• Transporte por aplicativo: Devido ao caráter flutuante do valor DE corridas, regras Derivado do categoria por veÃculo e horário DE corridas podem vir a ser mais assertivas e disparar Muito mais controle. Estas polÃticas Ainda mais detalhadas podem ser gerenciadas por meio de contas corporativas em aplicativos como Uber e 99 ou plataformas para a gestão de múltiplos aplicativos do mobilidade urbana, de que permitem a comparação entre vários fornecedores.
Este importante nesta categoria do despesas é determinar a preferência por transporte por aplicativo, evitando ao máximo o uso do táxi.
• Reembolso de km: Este valor reembolsado por km rodado deve ser definido levando em conta ao menos o custo de desgaste do veÃculo do colaborador e a gasolina gasta. Pelo artigo completo sobre despesas utilizando quilometragem, explicamos saiba como construir o valor por km rodado. Clique cá para lê-lo na Ãntegra.
ServiçESTES do viagem
As polÃticas para a contrataçãeste por serviços por viagem englobam tanto o processo do solicitação, quanto limites por valores permitidos.
Apesar do cada serviço por viagem deter suas particularidades, regras de antecedência para solicitaçãeste eram 1 ponto comum entre todos os ESPÉCIES de serviçeste, já que em geral garantem melhores tarifas.
Este momento, usando as incertezas da pandemia, a antecedência DE solicitações reduziu muito. Permitir a compra por tarifas flexÃveis, Têm a possibilidade de evitar perder este bilhete no caso do destemido imprevisto.
Ainda Assim sendo podemos definir diversas polÃticas práticas de modo a garantir o controle do custos em viagens. Constate a seguir exemplos de polÃticas de aé especialmentereos e hospedagens:
Afoireos
Quando falamos em afoireos, nunca a todos os momentos este menor preço é O MAIS EFICAZ preçeste, entãeste cuidado com nosso Género do polÃtica. Se este menor preço de afoireo for à s 5h da manhã, você colocará do lado o bem-manter-se do colaborador? Ou ainda, este custo da hora extra do viajante compensa o valor da passagem?
É importante se atentar aos seguintes tópicos:
• Definição da classe de passagem permitida (econômica, executiva, etc);
• Valor máximo ou variaçãeste da tarifa selecionada em relação à menor tarifa disponÃvel;
• Antecedência de solicitaçãeste (caso faça sentido);
• Horário Destes vôESTES selecionados;
• Cia aé especialmenterea por trecho (quando houverem acordos);
Hospedagem
Na parte por hospedagem, é importante verificar os seguintes tópicos para a construçãeste da polÃtica:
• Definição do valor máximo da hospedagem – diferencie polÃticas para capitais e interior, devido à diferença de custo nas localidades;
• Espécie de quarto permitido – devido à pandemia, a maioria das companhias não exige mais este compartilhamento por quartos, dando preferência aos quartos single;
• Seleção de hotfoiis utilizando ou sem café da manhã – Uma recomendação é optar sempre por opções utilizando café, pois as diferenças do tarifas costumam ser menores;
• PolÃtica por valor máximo da tarifa;
• Distância do compromisso – Como orientação e não obrigatoriedade.
Caso sua empresa possua pacto usando fornecedores por serviços, não deixe por especificá-los nas polÃticas e garantir de que estejam apresentados para a comparação usando outros fornecedores.
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Etapa 5: Definição Destes processos do solicitação, aprovaçãeste e prestaçãeste do contas
Tais como sabemos, a polÃtica de viagens resulta como guia e orienta seus colaboradores em viagens e deslocamentos em nome da sua empresa.
Descreva de maneira clara e objetiva pelo documento qual este procedimento para pedir serviços e adiantamentos, e por quais aprovações a solicitação do colaborador deverá passar. 1 processo padronizado facilita a gestãeste dos pedidos, a adquire e reserva por serviços, para além de aumentar o controle Derivado do os custos.
Da mesma FORMATO, descreva as regras de modo a prestaçãeste por contas. Nesse caso, seus viajantes saberão tais como justificar seus gastos, utilizando Lindas as informações de que seu time financeiro precisa de modo a a comprovaçãeste fiscal DE despesas.
As solicitações e aprovações realizadas via e-mail e este controle de prestaçãeste por contas via planilhas, nãeste são nada eficientes à medida qual seu processo ganha escala. Assim sendo, considere adotar uma solução para gestão de despesas e viagens corporativas.
Estas soluções permitem qual seus colaboradores solicitem as viagens e você gerencie este fluxo de solicitações e aprovações em um único lugar, evitando qual se percam entre seus e-mails.
Além disso, viabilizam a validação das polÃticas no instante da seleção dos serviçESTES, minimizando os custos de viagens e potencializando o seu controle e gestãeste.
⇒ Controle de polÃticas em planilhas de despesas: realmente resulta? Leia o artigo completo e descubra a melhor FORMATO de validar AS SUAS polÃticas.
Etapa seis: Segurança e natural-manter-se
Se há algo qual a pandemia nos ensinou, foi a importância de ter orientações claras A cerca de saiba como proceder caso ocorram imprevistos.
Este natural-estar do viajante precisa ser uma prioridade de modo a a tua empresa. Assim sendo, dedique uma sessão em sua polÃtica de modo a descrever estes procedimentos e contatos por emergência para garantir qual seus colaboradores estejam amparados em situações adversas.
⇒ Leia também igualmente similarmente identicamente conjuntamente: Duty of Care: este natural-manter-se do viajante nas viagens corporativas
Etapa 7: Comunicação da polÃtica de viagens corporativas
Por sua vez qual você construiu sua polÃtica, este engajamento Destes colaboradores dependerá por uma comunicaçãeste assertiva e abrangente do documento.
Cá estãeste algumas ideias do comunicaçãeste de modo a conscientização sobre a polÃtica por viagens da empresa:
• Campanha do e-mails de modo a todos ESTES colaboradores;
• Resumo DE polÃticas em formato por infográfico;
• Lembrete utilizando as polÃticas 1 dia antes das viagens;
• Validação automática de polÃticas no software por gestão de viagens;
• Aceite das polÃticas pelo software de gestão do viagens.